5 raisons de se passer de papier avec les dépenses des employés!

La COVID-19 a fait des ravages dans les entreprises.

Comme tous les autres, cela passera aussi, et la situation finira par devenir normale. Cependant, ce sera la « nouvelle norme », où la distanciation sociale, les masques et surtout la peur d’être infecté par la COVID-19 ou ses variantes détermineront le comportement des gens. Ainsi, rendre les gens prudents sur beaucoup de choses.

Pour que les entreprises fonctionnent efficacement, il y aura encore des réunions. Cependant, ce sera moins et seulement pour les questions critiques. En conséquence, entre autres, le processus de dépenses des employés, qui manipulent du papier, devra devenir "sans contact" et "sans papier".

Sinon, ils continueront de créer la peur dans l’esprit des gens qui doivent manipuler le papier soumis par d’autres. Dans ce cas, les dépenses et les reçus présentés par le demandeur. Les demandeurs s’inquiètent d’entrer en contact avec leur approbateur, et les approbateurs et les responsables des finances s’occuperont de ce papier!

Pour répondre à ces craintes, en particulier pour les dépenses des employés, l’automatisation rendra ce processus "sans contact et sans papier". La clé pour réussir à automatiser la gestion des dépenses des employés et la raison convaincante sont les suivantes:

Ce n’est pas aussi coûteux et compliqué que vous le pensez:
Les demandeurs et les approbateurs peuvent utiliser leurs téléphones mobiles existants pour soumettre et approuver des dépenses. Tout cela se trouve dans le nuage et accessible à la forme de financement n’importe où. Il ya des entreprises qui offrent l’automatisation des dépenses à partir de £ 1 par utilisateur par mois.

Il est simple et facile à mettre en œuvre:
Il faut 3 minutes à bord 4 à 5 demandeurs. Les dépenses et les reçus peuvent être soumis et approuvés à partir de n’importe quel téléphone mobile. Et puis payé à distance.

Il assure la distanciation sociale et arrête la propagation du virus.
Comme il n’y a ni contact ni contact avec le papier, le risque d’infection est nul.

Il est robuste et relève le défi du temps.
L’accès est protégé par un mot de passe. Les données sont stockées dans le cloud, accessibles en tout temps. Les autorités fiscales peuvent examiner les dépenses, entièrement étayées par des reçus, en quelques minutes.

Réduit la fraude - économise du temps et de l’argent.
Les reçus comportent la longitude et la latitude, ce qui permet de saisir le lieu des dépenses et de s’assurer que les dépenses fictives ne sont pas réclamées.

Les doublons sont mis en évidence instantanément pour tous les actionnaires.
De même, les manquements à la politique sur les dépenses sont signalés et portés à l’attention de tous les intervenants.

Le service Google Mapping assure que la distance correcte est calculée, ainsi que la carte du trajet. Cela réduit le contrôle. Les clients économisent entre 27 % et 30 % de ce qu’ils payaient plus tôt.
Le flux de travail s’affiche pour toutes les parties prenantes où chaque dépense se trouve dans le processus.

L’approbation préalable permet de s’assurer que chaque dépense, avant qu’elle ne soit engagée, est autorisée et inscrite au budget.
Ce sont quelques-unes des fonctionnalités simples. Quelques entreprises offrent "payer comme vous allez", où vous ne pouvez acheter les fonctions que vous utilisez. Et ajoutez-en plus à mesure que l’entreprise grandit.